Perlu Kesepakatan dalam Sistem Komunikasi

3 Agustus 2024. Hal. 19

Komunikasi efektif merupakan kunci dalam hubungan kerja yang harmonis, efektif, dan efisien. Serta, mendukung optimalisasi diri setiap karyawan.

PERNAH mengalami situasi di mana Anda ragu saat ingin menghadap atasan? Beliau sedang sibuk atau fokus ke komputer. Padahal, Anda sedang sangat perlu melaporkan sesuatu.

Anda mencoba bertanya pada sekretaris beliau, dijawab “Coba nanti saya tanyakan dulu”. Atau, “Nanti saya atur”. Berarti, Anda harus menunggu. Jika sekretaris lupa, Anda harus menemuinya lagi. Pemborosan waktu.

Atau, misalnya ketika meeting, Anda ragu kapan boleh bertanya atau mengungkapkan gagasan yang sudah Anda siapkan. Karena aturan atau meeting rules-nya tidak jelas terperinci. Semua bergantung cara atau gaya atasan yang memimpin rapat.

Contoh lain, ketika jam pulang kantor. Karena mungkin Anda cerdas, efisien, dan sudah siap bekerja tiap datang ke kantor, tugas-tugas Anda cepat beres. Namun, Anda ragu mau pulang karena banyak rekan kerja Anda masih di kantor. Khawatir dianggap tidak loyal. Padahal, pekerjaan Anda cepat rampung karena Anda memang selalu menyiapkan di malam sebelumnya.

Proaktif Sampaikan Ide

Nyamankah bekerja dengan banyak hal yang kurang jelas? Sering khawatir takut salah? Apa yang harus dilakukan jika kita adalah bawahan?

Jika memang dirasa ada yang perlu dibenahi, perlu bersika proaktif. Dengan santun, boleh bertanya kepada atasan, apakah diizinkan menyampaikannya. Kepada atasan bisa disampaikan hal-hal yang dirasa menghambat serta ide solusi Anda agar mekanisme bekerja lebih jelas, efektif, dan efisien.

Sampaikan perlunya ada rules yang jelas. Misal tentang cara menemui atasan. Atasan dimohon memberi mekanisme yang memudahkan agar tidak buang waktu.

Juga tentang tata cara rapat, pelaporan, penerimaan tamu, atau apa saja. Antara atasan dan sekretaris pun perlu kesepakatan-kesepakatan bersama yang detail dan klir sehingga sekretaris mudah dan nyaman dalam tugasnya. Tak ragu atau takut salah.

Dukung Self-optimizing Anggota Tim

Jika Anda seorang atasan, meski hanya dengan seorang staf, kesepakatan harus dibuat. Misal dalam tata cara komunikasi atau yang lain. Membuat kesepakatan yang jelas dengan para bawahan tentang mekanisme kerja bersama adalah wajib hukumnya. Sedetail mungkin.

Agar para bawahan tidak ragu atau takut salah dalam bertindak secara profesional. Itu semua demi efektivitas dan efesiensi jalannya perusahaan.

Jangan sampai bawahan tidak bisa self-optimizing gegara sering ragu atau bingung. (*)