Oleh : Anang Sukandar

(Chairman Emeritus of Asosiasi Franchise Indonesia)

Bisnis yang baik harus memiliki Standart Operating Procedure (SOP) . Sebab tanpa SOP sebuah bisnis akan sulit dijalankan secara efektif , efisien dan optimal . Maka itu perlunya membuat SOP yang baik juga , apalagi jika usaha tersebut sudah berkembang memiliki beberapa cabang.

Di bisnis franchise misalnya. SOP menjadi syarat mutlak yang harus dimiliki , karena usaha franchise sudah berkembang menjadi jaringan bisnis . Tanpa SOP , mustahil bisnis franchise yang mensyaratkan standar di seluruh cabangnya akan berjalan baik. Tanpa SOP yang baik , jaringan franchise bisa berantakan . SOP sudah mengandung standarisasi.

Oleh sebab itu , pentingnya memiliki SOP yang baik .Fungsinya adalah sebagai panduan dan petunjuk untuk menjalankan operasi bisnis . Bagaimana mengelola usaha dengan baik sehari-hari dengan optimal.

Lalu , seperti apa SOP yang baik itu ? SOP yang baik setidaknya harus disusun dengan baik pula . SOP tersebut harus disusun dari operasi perusahaan sehari-hari . Diambil dari yang sudah berjalan , sudah terukur dan diteliti bahwa ini lho yang paling baik . Jadi sudah standardize , sudah optimum.

Maka yang menyusun SOP pun harus atas arahan seorang Owner atau minimal President Director.  Jadi saya sarankan jangan hanya mengandalkan konsultan . Karena konsultan tidak menguasai seluruhnya . Dia hanya mengambil bahan SOP dari bahan yang di interview karyawan saja . Katakan dia wawancara bagian admin , finance , produksi , purchasing , marketing dll. Karyawan tersebut apa mau jujur dengan konsultan yang membuat SOP ? saya tidak jamin . Lain halnya apabila yang diinstruksikan itu Owner . Maka para karyawan pun tidak aka nada yang mau menyimpang pekerjaan sehari-harinya di perusahaan. Umumnya Owner sudah tahu cara kerja karyawannya .

Disitu biasanya letak kesulitan menyusun SOP , yaitu tidak mau terbukanya karyawan pada saat wawancara . Beberapa karyawan mungkin ada yang miss atau yang lupa . Biasanya karyawan yang sudah senior tidak mau transparan ketika diwawancara . Beda halnya jika yang memerintahkan wawancara itu Owner .

Dengan Owner , semua karyawan bisa diinstruksikan mulai dari level manajemen seperti direksi hingga divisi bawah . Mereka akan menuruti apa yang diperintahkan Owner atau President Director . Sebaiknya , Owner atau President Director menginstruksikan masing-masing department membuat Job Description mereka .

Selain itu , membuat SOP yang baik itu harus sederhana . Jangan hanya tebalnya saja , tapi juga harus membuat karyawan mudah mengerjakannya . Kalau SOP terlalu tebal juga membuat karyawan pusing . Melihat tebalnya saja sudah malas untuk dibaca.

Di bisnis franchise , franchisor wajib menyerahkan SOP kepada franchisee . Kalau putus hubungan kerjasama , franchisee wajib mengembalikan SOP tersebut . Jadi , SOP ini semacam buku panduan bagi franchisee .

Bagus tidaknya , bisnis franchise juga bisa terlihat di SOP . Bila SOP-nya tidak menjelaskan secara detail dan rinci , maka otomatis franchisee akan kesulitan menjalankannya . Sudah pasti bisnisnya pun tidak baik . Franchisee juga harus menguasai SOP , disitu hidup dan matinya bisnis dia .

Perlu diketahui , SOP tidak memuat rahasia franchisor . Itu tidak ada di SOP , misalnya Perusahaan Ayam Goreng itu tepungnya dibuat dari bahan ini itu , bumbunya dari bahan-bahan seperti ini . Hal-hal rahasia seperti tidak ada dalam SOP . Jadi franchisor tidak perlu khawatir rahasia bisnisnya dibajak franchisee hanya menyerahkan SOP.

Yang ada di dalam SOP hanya petunjuk menjalankan bisnis sehari-hari . Misalnya , jika anda seorang franchisee , anda akan diberikan petunjuk dalam SOP cara mencabut bulu ayam , cara menyimpan daging ayam di freezer , cara penepungan , cara menggoreng ayam , misalnya digoreng harus 170 derajat celcius , itu diajarkan . Mesti sampai disitu , kalau tidak bisa salah . Itu salah satu contohnya saja .

Sumber : Franchise Indonesia . September 2017 . Hal.74