
Guna Meningkatkan Quality Awareness, QA Melakukan Sosialisasi Penggunaan IQAS
Surabaya, 1 Maret 2024
Internal Quality Assurance System (IQAS) atau dapat disebut juga Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan pendidikan tinggi di Indonesia. Implementasi SPMI terbagi dalam lima tahapan yaitu Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan. Di Universitas Ciputra Surabaya (UC) kelima siklus ini dijalankan menggunakan aplikasi IQAS yang terintegrasi seperti aplikasi Document Management System (DMS), Legal Compliance, Strategic Plan, Annual Plan, Quality Standard, Internal Audit, i-Box (Improvement Box), Customer Satisfaction Survey (CSS), Minutes of Meeting (MoM), Accreditation, dan Management Monitoring System (MMS).
Sosialisasi IQAS dilakukan untuk meningkatkan kesadaran mutu kepada tenaga pendidikan dan tenaga kependidikan. Sosialisasi dimulai dengan penjelasan terkait cara penggunaan aplikasi yang benar hingga pentingnya penggunaan aplikasi IQAS untuk departemen. Dalam sosialisasi ini QA bekerjasama dengan beberapa departemen yang telah baik dalam pengoperasian aplikasi IQAS ini. Departemen yang terpilih sebagai percontohan adalah LPPM, LIB (Library), BAA (Office of the Registrar), Prodi FTP (Food Technology Program), dan NNP (Networking and Partnership). Perwakilan departemen telah membagikan pengalaman dan manfaat yang dirasakan dengan mengoperasikan aplikasi IQAS.
1.Ika Raharja Salim, S.Psi. (Research and Community Development)
“Penggunaan aplikasi Document Management System (DMS) bagi LPPM sangat penting seperti memudahkan kami untuk dapat akses dan sharing dokumen, membantu dalam proses monitoring dokumen apa saja yang telah dimiliki. Selain itu terdapat manfaat lain yang kami rasakan, seperti proses input dan edit melalui aplikasi sehingga history-nya pun tersimpan didalam CEdX”
2. Dila Prely Rahmadhanty, S.I.Kom (Networking and Partnership)
“MoM membantu kami dalam membuat notulensi, melacak poin yang telah dibahas, membuat keputusan berdasarkan hasil rapat, hingga evaluasi untuk mencapai sebuah target. Benefit lain yang didapatkan dengan menggunakan Minutes of Meeting (MoM) yaitu menciptakan keteraturan pada sistem kerja, memberikan klarifikasi pada pertemuan, serta memudahkan dalam akses hasil rapat bagi semua partisipan.”
3. Iby Natali Gabriela, S.I.Kom. (Food Technology Program)
“Dengan menggunakan aplikasi MoM prodi menjadi lebih mudah untuk melihat hasil diskusi rapat terdahulu jika terdapat poin yang terlewat, kemudian dengan adanya MoM dapat menjadi pengingat akan tanggung jawab yang harus diselesaikan berupa action item. Dengan MoM pembuatan notulensi menjadi lebih ringkas dan efektif.”
4. Yehuda Abiel, S.Sos., M.A. (Library)
“Dalam menyelesaikan Improvement Box (i-Box) departemen Library menggunakan metode 5W1H untuk menapatkan akar permasalah dan action plan. Dengan metode ini departemen dapat mengetahui siapa yang terlibat, apa yang menjadi sumber issue, kapan issue terjadi, lokasi terjadinya issue, alasan terjadinya issue, dan bagaimana cara untuk menyelesaikan issue tersebut berupa action item.”
5. Imelda Ayu Karina, S.E. dan Andriarso Prabowo, S.S. (Office of the Registrar)
“Bagi departemen kami dengan aplikasi Management Monitoring System (MMS) dapat membantu untuk melakukan monitoring dan merekap data mahasiswa. Pada aplikasi MMS pun dapat memunculkan grafik progress student body dan grafik data prodi sehingga mempermudah monitoring data.”
Melalui sosialisasi dan sharing pengalaman ini, diharapkan dapat memotivasi tenaga pendidik dan tenaga kependidikan untuk menjalankan aplikasi IQAS, sehingga siklus SPMI dapat berjalan dengan optimal.
Penulis: Maria Ivana Artanty
Editor: Deborah Giovanny/Lenny Rosita