JENIS LAYANAN YANG ADA DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS CIPUTRA

Photo by Hong, Florencia S. (20316006)

Pelayanan yang ada di perpustakaan Universitas Ciputra (UC) adalah sebagai berikut:

1. Layanan baca ditempat

Sistem layanan terbuka adalah sistem yang diberlakukan di perpustakaan UC dimana pemustaka bebas memanfaatkan bahan pustaka yang ada.

Bagi civitas academica UC, bahan pustaka bisa dipinjam keluar sesuai tata tertib yang berlaku atau bebas memanfaatkan di tempat.

Bagi pengunjung tamu, harap mengisi buku tamu terlebih dahulu sebelum memanfaatkan bahan pustaka perpustakaan UC.

2. Layanan sirkulasi

Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “circulation” yang mempunyai arti perputaran, peredaran. Sedangkan dalam ilmu perpustakaan, kata sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan bahan pustaka.

Menurut Bafadal-Ibrahim (2000:24), “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.”

Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainnya. Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi artinya peminjaman. Konter sirkulasi, seringkali di anggap ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemustaka serta konter sirkulasi adalah tempat bertemunya pemustaka dengan staf perpustakaan.

Dari beberapa uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang harus ada di dalam perpustakaan yang berhubungan dengan bagian peminjaman dan pengembalian bahan pustaka agar dapat dipergunakan oleh pengguna secara maksimal.

Kegiatan dalam layanan sirkulasi sudah dilakukan secara otomasi terintegrasi melalui Ciputra Information System (CIS) antara lain:

• Layanan peminjaman
• Layanan pengembalian
• Layanan perpanjangan
• Layanan denda (bagi peminjam yang mendekati batas masa pinjaman (H-4), otomatis sistem akan mengirimkan email pemberitahuan kepada peminjam.
• Denda yang diterima oleh bagian sirkulasi disetor setiap hari Senin ke departemen FA (Finance n Accounting).
• Membuat “Surat Bebas Pinjaman” yang umumnya diperlukan pemustaka sebagai salah satu syarat untuk mengikuti yudisium atau mengundurkan diri dari perkuliahan.

Adapun tujuan dari pelayanan sirkulasi antara lain:

• Supaya civitas academica mampu memanfaatkan koleksi yang ada dengan maksimal.
• Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas, dengan demikian keadaan koleksi akan terjaga.
• Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan bahan pustaka.
• Apabila terjadi pelanggaran segera diketahui.

Dengan adanya tujuan pelayanan sirkulasi maka pemakaian koleksi dapat secara efektif, pengawasan terhadap bahan pustaka akan mudah dilakukan dan koleksi perpustakaan akan terjaga karena diketahui siapa peminjam koleksi, waktu pengembalian yang jelas dan pelanggaran dapat diketahui dengan segera.

Layanan sirkulasi juga melaksanakan tugas sebagai berikut :

• Menerima bahan pustaka dari bagian pengolahan.
• Menyusun bahan pustaka di rak khusus menurut susunan yang sesuai dengan peraturan.
• Melayani pemustaka sesuai kebutuhannya.
• Melayani peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan denda.
• Melayani pengunjung tamu.
• Mengumpulkan, mencatat dan memperbaiki bahan pustaka yang rusak.
• Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala dan menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan.

Dengan adanya rincian tugas layanan sirkulasi diatas, diharapkan pustakawan dapat memahami dan melakukan tugasnya dengan baik, sehingga informasi yang dicari dan dibutuhkan pemustaka dapat diperoleh dengan cepat.

3. Layanan referensi

Pelayanan referensi merupakan pemberian bantuan kepada pemustaka untuk menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referensi.

Pelayanan referensi menggunakan teknik layanan terbuka, dimana setiap pemustaka dapat mengambil sendiri koleksi referensi secara langsung dari rak khusus referens.

            Jenis-jenis layanan yang diberikan di bagian pelayanan referensi yaitu :

• Pelayanan peminjaman koleksi referensi untuk dibaca di tempat dan tidak dipinjamkan untuk dibawa pulang
• Pelayanan Fotokopi, yaitu pemberian ijin kepada pemustaka yang membutuhkan informasi yang dibutuhkan dari koleksi referensi.
• Bantuan penelusuran, yaitu pemberian bantuan penelusuran letak suatu koleksi yang dibutuhkan pengguna.
• Layanan majalah berisi terbitan berkala berupa majalah populer dan jurnal ilmiah  Koleksi majalah ini hanya bisa dimanfaatkan dengan membaca di tempat atau dengan difoto kopi.
• Layanan surat kabar yang hanya bisa dimanfaatkan dengan membaca di tempat atau dengan di foto kopi.
• Layanan literasi informasi.
• Koleksi tugas akhir yaitu skripsi, tesis, disertasi dan hasil penelitian.

4. Layanan penelusuran

Bertujuan untuk membantu sivitas akademika UC dalam hal penelusuran informasi, khususnya bagi dosen, peneliti, tenaga pendidikan atau mahasiswa yang sedang mengerjakan tugas perkuliahan, tugas akhir atau sedang melakukan penelitian. Permintaan informasi dapat disampaikan secara langsung atau lewat email.

Alat bantu untuk penelusuran informasi adalah:

• On line catalog yang berisi semua data bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan (buku dan non-buku).
• Bibliografi buku, seperti laporan, prosiding, dan terbitan monografi lainnya.
• Current Awareness Services, seperti artikel jurnal, terbitan berkala lainya.
• Internet/Online, berbagai bentuk karya digital seperti e-journal, databases e-books, e-articles.

5. Layanan literasi informasi

Layanan literasi yang dilakukan di perpustakaan UC adalah:

• Prodi/Pra TA

Prodi mengirimkan email ke perpustakaan untuk kebutuhan mahasiswa semester akhir khususnya bagaimana mencari sumber informasi untuk menyusun karya ilmiah.

• SDM baru

Departemen HCM mengirimkan email untuk kebutuhan penjelasan tentang perpustakaan kepada SDM (dosen dan tenaga kependidikan) yang baru bergabung.

• Mahasiswa baru S1 dan S2

Memperkenalkan secara rutin perpustakaan kepada mahasiswa baru S1 dan S2

6. Silang layan

Memahami akan keterbatasan bahan pustaka yang dimiliki, maka perpustakaan UC wajib bekerjasama dan mohon bantuan dari perpustakaan PT lainnya untuk memenuhi kebutuhan pemustaka.

7. Layanan penyediaan dokumen

Layanan penyediaan dokumen adalah layanan yang berkaitan dengan permintaan dokumen tertentu yang dibutuhkan oleh fakultas dan prodi dalam rangka akreditasi.