Kode departemen memiliki beberapa manfaat penting, antara lain memudahkan proses pencarian dokumen, pengelompokan data, dan pengolahannya. Selain itu, kode ini juga membantu menghindari pengulangan penulisan nama departemen dalam dokumen serta mempermudah pengingat nama-nama departemen yang sudah terbentuk atau yang akan dibentuk. Kode departemen digunakan dalam penomoran berbagai jenis dokumen, seperti dokumen DMS yang mencakup peraturan, kebijakan, manual, standar, pedoman, instruksi kerja, dan form. Dokumen hasil kerja yang membutuhkan kode departemen meliputi surat tugas, perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat keluar, surat pernyataan, memo internal, dan surat edaran.

Format penomoran dokumen disesuaikan dengan jenisnya. Misalnya, dokumen hasil kerja diberi kode dengan format “XXX/UC-Dept/Type/MM/YYY”, di mana “XXX” adalah kode departemen, “MM” adalah bulan dalam angka romawi, dan “YYY” adalah tahun dalam empat digit. Contoh format penomoran ini adalah “070/UC-QA/ST/III/2024”. Jenis-jenis dokumen lainnya, seperti peraturan, kebijakan, manual, standar, pedoman, instruksi kerja, dan form, menggunakan singkatan dan kode penomoran yang sesuai.

Perubahan dan penambahan kode departemen juga dilakukan untuk memastikan penyesuaian dengan perkembangan departemen baru. Beberapa kode departemen lama, seperti “INA-I” (Interior Architecture), diubah menjadi “ARS-INA”, sementara departemen baru seperti “School of Dental Medicine” (SDM) dan “Career and Alumni Development” (CAD) juga mendapatkan kode baru. Penting untuk diperhatikan bahwa perubahan kode departemen ini harus dicermati saat pengumpulan data agar proses pengolahan data berjalan lancar.