Peran tanda tangan dalam dokumen di Universitas Ciputra mengikuti pedoman identifikasi dokumen yang jelas. Tindakan dimulai dari departemen yang mengajukan dokumen, yang bertanggung jawab untuk merumuskan atau membuat pengajuan awal. Setelah itu, atasan langsung dari departemen tersebut bertugas memeriksa dokumen. Proses pemeriksaan ini dapat melibatkan lebih dari satu orang, tergantung pada struktur organisasi.

Selain itu, departemen terkait yang merupakan pemilik proses harus mengetahui setiap langkah yang terjadi. Sebagai contoh, dalam pengajuan barang, Project Manager (PM) harus diberi informasi. Setelah diperiksa dan diketahui, dokumen tersebut akan diajukan kepada atasan tidak langsung atau individu lain yang berwenang untuk menyetujui. Persetujuan ini dilakukan sesuai dengan peraturan, ketentuan, atau surat keputusan yang berlaku, yang mungkin melibatkan lebih dari satu orang.

Langkah terakhir adalah pengesahan atau penetapan dokumen. Ini merupakan tanggung jawab pimpinan tertinggi organisasi atau individu yang memiliki kewenangan sesuai dengan lingkup keputusan yang berlaku. Pengesahan ini juga mengikuti peraturan, SOP, atau ketentuan lain yang telah ditetapkan. Setiap tahap dalam proses ini penting untuk memastikan pengelolaan dokumen berjalan dengan baik dan sesuai prosedur.