Etika Bertelepon adalah panduan penting bagi seluruh staf di Universitas Ciputra untuk memastikan komunikasi yang profesional dan ramah melalui telepon. Berikut beberapa poin utama terkait etika dalam bertelepon:
Kesan Pertama: Kesan berbicara melalui telepon terbentuk dalam 10 detik pertama, yaitu saat menyampaikan salam. Oleh karena itu, salam yang tepat menjadi krusial.
Cara Mengangkat Telepon: Disarankan untuk mengangkat telepon sebelum dering ketiga dan mengucapkan salam profesional. Ini menunjukkan respons cepat dan kesiapan dalam melayani.
Salam Profesional: Salam yang digunakan adalah “Universitas Ciputra, selamat pagi/siang/sore, bisa dibantu?”. Hal ini memberikan kesan formal dan siap melayani.
Jika Penerima Tidak di Tempat: Apabila penerima telepon yang dituju tidak ada, PIC terdekat wajib mengangkat telepon, menyampaikan pesan kepada penerima yang dituju.
Missed Call di Extension: Jika ada panggilan yang terlewat ke extension, sebagai profesional yang berfokus pada kepuasan pelanggan, penting untuk segera menelepon kembali penelepon tersebut.
Telepon saat Jam Istirahat: Meski di jam istirahat, telepon tetap harus diangkat sebelum dering ketiga dan diucapkan salam profesional.
Penting untuk selalu mengangkat telepon sebelum dering ketiga dan selalu menggunakan salam profesional untuk memastikan komunikasi yang efektif dan sopan.
Ini merupakan bagian dari usaha untuk menjaga kualitas layanan dan menciptakan pengalaman komunikasi yang berkesan bagi semua pihak yang berhubungan dengan Universitas Ciputra.