11 Oktober 2025

Penjaminan mutu SCK-SCB dan Universitas Ciputra Surabaya menyelenggarakan Workshop “Record Control” pada Jumat, 10 Oktober 2025, sebagai bagian dari upaya penguatan sistem tata kelola dokumen di lingkungan sekolah. Kegiatan ini menghadirkan tiga pembicara dari Departemen Quality Assurance, yaitu Lenny Rosita, S.T., M.MT., CRP., Like Ervinahar, S.TP., dan Lily A. Saksono, S.T., M.M. Workshop ini mengundang 212 peserta dari Sekolah Citra Kasih, Sekolah Citra Berkat, dan Sekolah Ciputra Kasih, meliputi jajaran Head of School (HoS), Head of Department (HoD), coordinator, section head, serta perwakilan dari berbagai departemen dengan level supervisor dan officer.

Pada sesi pertama, Lenny Rosita, S.T., M.MT., CRP. membawakan materi mengenai konsep dasar record control dan perannya dalam sistem manajemen mutu. Beliau menjelaskan bahwa setiap dokumen hasil kerja harus dapat dibaca, diidentifikasi, dan ditelusuri dengan mudah. Dokumen yang sah harus memuat identitas pembuat, jabatan, tanggal, serta tanda tangan basah atau digital. Lenny juga menekankan pentingnya proses pengendalian informasi terdokumentasi yang meliputi distribusi dan penggunaan, penyimpanan, pengendalian perubahan, hingga retensi dan disposisi dokumen sesuai masa retensi yang berlaku.

Sesi kedua dibawakan oleh Like Ervinahar, S.TP., yang memaparkan mengenai best practice pengendalian dokumen yang telah berhasil diterapkan di Universitas Ciputra. UC membangun sistem pengendalian dokumen yang terstruktur, mulai dari proses identifikasi, penomoran, penyimpanan, hingga pemantauan masa berlaku dokumen. Sistem ini telah berjalan secara konsisten dan diimplementasikan di seluruh departemen, sehingga setiap unit memiliki standar yang sama dalam mengelola dan menjaga rekaman mutu. Universitas Ciputra menerapkan sistem pengarsipan digital, melalui electronic filing system, proses audit mutu dapat dilakukan lebih cepat dan efisien, sekaligus menjaga keamanan data serta mengurangi risiko kehilangan dokumen. Beliau menambahkan bahwa keberhasilan sistem ini tidak hanya ditentukan oleh teknologi, tetapi juga oleh konsistensi pengguna dalam menerapkan prosedur penamaan file, pengelompokan arsip, dan pembaruan berkala terhadap Daftar Induk Catatan Mutu (DICM).

Sementara itu, Lily A. Saksono, S.T., M.M. menutup sesi dengan pembahasan mengenai rencana integrasi sistem record control di sekolah-sekolah mitra. Beliau menjelaskan bahwa pengelolaan arsip yang baik menjadi dasar penting dalam menjaga kelengkapan dokumen legal, laporan keuangan, dan data akademik. Lily juga memperkenalkan format DICM (Daftar Induk Catatan Mutu) serta mekanisme Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu sebagai bentuk bukti sah dalam penghapusan dokumen yang telah melewati masa retensinya.

Sesi diskusi dalam kegiatan ini berlangsung secara aktif dan kolaboratif, dengan peserta yang saling berbagi pengalaman serta tantangan dalam penerapan sistem pengarsipan di lingkungan kerja masing-masing. Tidak hanya berdiskusi, kegiatan ini juga diselingi dengan sesi kuis interaktif yang menguji pemahaman peserta mengenai prinsip record control dan standar tata kelola dokumen mutu. Melalui kegiatan ini, peserta diharapkan mampu memahami konsep dan prinsip dasar record control sesuai dengan standar sistem manajemen mutu, serta mampu melakukan proses administrasi dan operasional melalui dokumentasi yang mampu telusur. Kehadiran tiga pembicara dari departemen Quality Assurance Universitas Ciputra Surabaya dalam kegiatan ini tidak hanya memperkuat implementasi sistem dokumentasi di Sekolah Citra Kasih, Sekolah Citra Berkat, dan Sekolah Ciputra Kasih, tetapi juga menunjukkan komitmen institusi dalam membangun tata kelola yang transparan, tertib, dan berkelanjutan.

Penulis: Kezia Elice Yulianto (Mahasiswa Program Studi ISB), Vincentia Jennifer Evelyn Tjioe (Mahasiswa Program Studi ISB)

Editor: Lenny Rosita, Like Ervinahar