Valid Record adalah dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau sebagai bukti pelaksanaan kegiatan. Dokumen ini sering disebut sebagai “dokumen hasil kerja”.
Ciri-ciri dari valid record meliputi:
- Mencantumkan identitas pembuat, seperti nama, jabatan, dan organisasi.
- Mencantumkan tanggal pembuatan.
- Mencantumkan tanda tangan, baik basah maupun digital.
Jika diperlukan revisi pada catatan mutu original yang ditulis tangan, maka setiap perubahan harus disertai dengan paraf, inisial dari personil yang melakukan koreksi, serta tanggal koreksi tersebut. Contohnya, perubahan dari “25 pcs” menjadi “28 pcs” harus dilengkapi dengan paraf dan tanggal koreksi seperti “2/1/2019”.
Informasi ini mengacu pada Pedoman Record Control Universitas Ciputra dan merupakan bagian dari upaya menjaga kualitas dalam pelayanan.