Memo & Surat Edaran adalah bagian penting dari sistem manajemen dokumen di Universitas Ciputra. Berikut adalah penjelasan terkait peran, jenis, dan contoh dokumen yang digunakan:
1. Document Management System
Sistem manajemen dokumen ini mencakup kebijakan, aturan, prosedur kerja, dan persyaratan proses yang dirancang untuk memastikan setiap aktivitas dilakukan dengan benar. Contoh dokumen yang termasuk dalam kategori ini adalah kebijakan, peraturan, standar, manual, pedoman, instruksi kerja, dan form.
2. Dokumen Hasil Kerja
Dokumen hasil kerja meliputi berbagai surat penting seperti:
- Surat Keputusan
- Surat Tugas
- Surat Kuasa
- Berita Acara
- Surat Pernyataan
- Surat Peringatan
- Surat Keterangan
- Internal Memo dan Surat Edaran
Berikut adalah beberapa jenis surat yang dijelaskan lebih lanjut:
a. Internal Memo (IM)
Memo ini berisi informasi yang ditujukan kepada pihak internal terkait suatu kejadian atau peristiwa dalam rentang waktu tertentu. Memo ini biasanya tidak memuat aturan atau permintaan tindakan, dan digunakan secara terbatas dalam lingkungan internal. Contoh: Internal Memo Informasi Perpanjangan PSBB, diterbitkan oleh atasan minimal HoD (Head of Department).
b. External Memo (EM)
Berbeda dengan IM, memo ini ditujukan kepada pihak eksternal untuk menyampaikan informasi dalam waktu tertentu. EM juga tidak memuat aturan atau permintaan tindakan. Contoh: Eksternal Memo Bantuan Biaya Karantina Mahasiswa, diterbitkan oleh dekan atau rektor sesuai dengan ruang lingkup implementasi.
c. Surat Edaran
Surat edaran adalah pemberitahuan resmi yang disebarkan secara tertulis dan ditujukan untuk berbagai pihak. Contoh: Surat Edaran Perpanjangan Kegiatan Pembelajaran Daring (Online), diterbitkan oleh dekan atau rektor sesuai dengan lingkup implementasi.
d. Form Berita Acara Ketidaksesuaian (BA)
Form ini digunakan untuk mencatat peristiwa atau situasi ketidaksesuaian yang terjadi di lapangan. Contoh: Penunjukan Vendor Tanpa Seleksi, yang diterbitkan oleh PIC atau atasan minimal HoD.
Sistem manajemen dokumen ini dirancang untuk memastikan komunikasi yang jelas dan terstruktur dalam lingkup akademik dan administratif, memastikan kepatuhan dan efisiensi dalam operasi sehari-hari.